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办公室工作程序

更新时间:2014-05-12 信息来源: 浏览人数:

一、办公室办事程序

(一)大中专生分配到校:持教委的干部介绍信到办公室报到→填报人事履历表→了解人事工作的注意事项。

(二)调进人员入校:持区教委的干部介绍信、工资介绍信及档案到办公室报到→填报人事履历表→了解人事工作的注意事项。

(三)调出人员离校:本人向学校提出申请,学校批准→由拟调方向区教委发商调函,教委同意后发函到校→学校接函后,经校长同意签字后复函教委→教委发函到校,提取相关档案材料→调动人员填写离校清单,交接好各项工作→学校开据干部介绍信、工资介绍信→离校。

(四)职称评定工作:下达指标→ 个人申报→ 学校初审→成果展览→群众评议 →考评委量化评分→考评委初定人选→公示人选→确定上报人选 →组织申报材料→校长签字→上报。

(五)教职工评优选先:学校宣传相关文件→个人申报或推荐→群众评议→ 领导综合考察→公示人选→组织材料上报。

(六)职工退休:法定退休月份之上月15日前申请退休→填写退休申请表,并提供相关证件→领导谈话,工会组织慰问→法定退休月份之次月起领取退休金。

(七)抚恤金发放:家属持职工死亡证明书、讣告、悼词到办公室办理手续→办公室按相关政策开据→总务处造册→校长批示→到财会室领取抚恤金及办理相关事宜。

(八)外聘职工管理:各处室提供需外聘职工的岗位数及职责→学校组织面试和审查→公布聘用名单→签定短期合同→根据合同按时足额发放酬金。

(九)学校证件管理:每年按文件规定事业单位法人证书(正副本)、组织机构代码证(正副本)进行年检→凭办公室主任签条借用学校证件→若需复印,须加盖公章并控制份数。

(十)教职工培训:办公室根据文件规定拟定人选报校长批准→办公室将培训名单通知各处室→各处室及时协调相关工作并及时反馈有关问题→职工持合格证报销有关费用

(十一)教龄津贴晋升:教师教龄满5年 10 年15年 20年的当年向学校向学校申报教龄并填写申报表(若有离职进修、停薪留职或超过一年的病假要减去教龄)→向档案室提取专业技术档案→办公室组织申报,接批复后由财会室发放津贴。

(十二)3%提前或越级晋升:上级文件下达指标→教职工书面申请并按学校《条例》提供业绩材料→群众评议→学校推委会进行量化考核和综合考察→按综合得分从高到低依次排列→学校公布初定人选进行公示→确定上报人选组织申报材料→上报。

(十三)聘用合同管理:教师与学校签定聘用合同。(一式3份)→经人事局鉴证生效→期满后进行合同更正→合同期间严格按合同条款管理→新近教师或大中专毕业生进入学校必须签定合同。

(十四)办公室公文工作

1.发文程序:草拟,校内文件由各部门起草→部门负责人、办公室核稿→文件初稿交学校校长或分管校级领导签发,办公室文件由办公室主任签发→办公室文秘复核、编发文号→缮印,校对,用印→送交相关部门→立卷,归档。

2.收文程序:签收→登记,上级文件、来访信件由文书管理人员登记、贴传阅单→办公室主任确定阅件范围、拟办意见→文件管理人员按传阅范围交领导传阅,文件不得横向传递,不得私自抽取传阅文件夹中的文件→办公室根据领导批示将事项交有关部门、人员办理→办公室进行事项催办、督办→向主要领导或分管领导报告事项办理结果→文件归档。

3.领导讲话、汇报材料、典型材料、表格、宣传材料等较长的文件材料,交办公室主任核稿,主要领导或分管领导审阅后,打字员打印。简短材料、表格、科室总结等,由各科室自行打印。

(十五)办会

1.学校校务会、校长办公会、周前会、教职工大会按学校文件及有关规定进行。

2.校外会议先确定会议名称时间、地点、人员、规模、方式等→办公室通知参会领导及人员→办公室负责会议的准备工作(包括组织、会场布置、文书、宣传、生活服务等)。

3.部门会议或小型会议由相关处室负责会议准备工作→会议决定的贯彻执行工作。

(十六)办公室档案查阅

1.本校工作人员因工作需要可凭工作证到档案室查、借阅非保密档案。

2.科研档案非本课题(项目)研究人员须经课题(项目)主持人同意,方可查阅。

3.本校工作人员因公并经部门负责人同意查阅秘密档案,须经办公室主任批准。查(借)用机密以上文件,须经校长批准。

4.本校在籍学生因工作、学习需要查阅档案,可凭学生证参照1、2款规定办理。

5.社会各单位或个人查阅非保密档案,需持合法证明经学校办公室批准;查阅秘密档案,须经校长批准。查阅档案按国家及学校有关规定收费。

6.非本校工作人员,档案概不借出。借出档案,需经校长、办公室主任批准。

7.查阅、借用档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借;档案室定期催还,负责清点、检查档案完好情况,发现丢失或损坏,书面报告学校,并严肃处理。

8.社会各单位或个人查阅档案根据档案室出据→总务处缴费→凭缴费单据查阅。

(十七)车辆派遣

1.学校小车只适用于校级领导和突发事件用车,学校领导用车由办公室统一安排,处室办事原则上不用小车。校级领导到办公室填报用车单→办公室交办驾驶员→驾驶员凭派车单出车(如因紧急情况,可出车后补办相关手续)。

2.学校教职员工婚礼或直系亲属丧礼需要用车,学校可根据需要派一次车(向办公室主任提出申请→办公室交办驾驶员→驾驶员凭派车单出车)。

3.学校教职员工因其他事务需要用车,向办公室主任提出申请→办公室出据缴费条→总务处办理缴费手续→办公室交办驾驶员→驾驶员凭派车单出车。

(十八)文印室打印和编印

1.学校所有打印件和印刷件由办公室统一管理,各处室不得私自将所需打印、复印的文档、资料及各类表册交由校外文印机构处理。大宗文印需要由校外文印机构处理,由各处室将所需打印、复印的文档、资料及各类表册交办公室,由办公室主任审批后,交文印员办理。

2.学校正式文件属文印室打印范围。应由办公室签发打印通知单,文印室不得在无打印通知单的情况下接受打印任务。

3.印刷件100张内由处室签发打印通知单,超过100张由办公室审批后送文印室印刷,个人的资料、材料不属文印室印刷范围。

4.为做好试卷和文件的保密工作,非请不得随便进入文印室。

5.文印室收支,在经济上服从学校后勤管理。学生、教职员工私人资料、班级资料先在财会室交费后,凭缴费发票交文印室印刷。学校编印的资料,由经手人在编印册上登记。

6.文印室工作员提交采购耗材计划由学校后勤统一购进。

(十九)处室办公系统管理

1.处室办公设备由学校办公室统一管理,调剂。

2.处室办公设备购置:由处室负责人将购置计划交办公室,由办公室主任审批→分管校长审批→校长审批→总务处办理。

(二十)办公信息系统管理

1.学校办公信息系统由办公室统一管理。

2.处室办公系统维护:处室负责人将维护项目交学校网络管理员,由学校网络管理员负责实施。

(二十一)学校信访工作

1.学校信访工作由学校办公室统一负责。

2.学生、 学生家长、教职员工的意见、投诉、建议由办公室负责接待,由办公室将收集、整理意见和处理建议交分管校长,分管校长责成相应处室处理。

(二十二)办公室收发工作

1.接收邮件→分班级(处室)。

2.接收文件→办公室。

3.学校机要文件、法律文书、挂号信件由办公室主任签收,任何个人(含收发员)不得代签。师生员工个人机要文件、挂号信件,必须由接件人签收。

4.邮件地址不明确按原址退回。

(二十三)各类奖金审核程序

岗位津贴(办公室造册)、加班津贴(办公室造册)、年终一次性奖金(总务处造册)、学校教职工遗属补助(总务处造册)、离退休及在职校级领导电话费(总务处造册)、课时津贴(教务处造册)、班主任津贴(学生处造册)、值周津贴(学生处造册)、特困补助(工会造册)、学生济困助学津贴(团委)、

干教师津贴(科研处造册)、招生奖励(招就处造册)等各类津补贴由各处室根据文件精神造册→办公室审核→校长审批→总务处发放。

(二十四)教职工请假:教职工病(事)假,半天内向各处室副主任请假;一天内向处室主要负责人请假;一天至三天内向各教学区分管副校长请假;三天以上的请假由校长批准后按请假处理。

没批准或不请假者,按无故缺课(旷课)处理。病假必须出具医生证明,没有医生证明,按事假处理。以上假条一式两份,一份交处室负责人,一份交学校办公室。

二、学校办公室议事程序

(一)议事范围:事关学校人事、奖金、大型活动、各类规章制度的建设和管理等一切重大问题都必须提交校长办公会或校务会集体讨论决定,然后由办公室负责组织实施。

(二)议事程序

处室负责人将处室处理不了或需要其他处室配合、周知的事项以方案的形式交分管校长,分管校长确定校长办公会或校务会议题交办公室,由办公室整理后,提交校长办公会或校务会讨论。

(三)议事的落实

1.校长办公会议定事项由学校办公室以会议纪要或电话等方式告知各处室负责人,由处室负责人具体组织落实。学校办公室督办,并向主要领导或分管领导报告事项办理结果。

2.校务会议定事项由处室负责人具体组织落实。学校办公室督办,并向主要领导或分管领导报告事项办理结果。

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